Laporan Pelaksanaan Program LBH APIK Jakarta
Periode Januari – Desember 2000

 

Program Pelayanan Umum

1. Menyeleksi staf & relawan yang berkualitas

Pada semester Pertama tahun ini telah dilakukan perekrutan terhadap sejumlah personel.Tujuannya selain menggantikan personel yang mengundurkan diri, juga untuk memperlancar pelaksanaan program .

Perekrutan kali ini adalah :

  • satu orang staf keuangan
  • satu orang office boy, menggantikan office boy lama yang mengundurkan diri atas permohonannya sendiri.
  • satu orang relawan untuk Divisi Pelayanan Hukum
  • satu orang relawan untuk Divisi Pendidikan Massa

Selain perekrutan SDM dari luar, LBH APIK juga melakukan perekrutan staf dari dalam yakni relawan yang telah memasuki masa kontrak selama satu tahun, dipromosikan menjadi staf. Dari tiga relawan yang tersedia dua diantara dipromosikan menjadi staf yakni relawan dari kajian dan relawan dari Pelayanan Hukum. Sedangkan satu orang relawan dari divisi Penmas tidak memenuhi persyaratan untuk dipromosikan menjadi staf.

Sementara itu, terdapat dua orang SDM yang mengundurkan diri yakni staf dari Kajian dengan alasan sakit dan relawan dari divisi Pelayanan Hukum dengan alasan tidak mendapat dukungan sepenuhnya dari orang tua.

2. Mengadakan kursus-kursus & diskusi Intern secara kontinyu untuk peningkatan SDM

Untuk meningkatan mutu Sumber Daya Manusianya, LBH APIK Jakarta mengikutsertakan Staf/relawannya pada pelatihan/lokakarya/seminar baik yang diselenggarakan oleh LBH Apik Jakarta sendiri maupun yang diselenggarakan oleh Lembaga-lembaga lainnya, didalam maupun diluar negri.

Diantaranya :

  1. Pelatihan Journalistik diikuti oleh relawan divisi Kajian. Pelatihan ini diselenggarakan oleh PACT -INPI di Jogya.
  2. Pengiriman Koordinator Penmas ke Genewa & Belanda untuk mengikuti International Conference for Human Right.
  3. Pengiriman staf Pelhuk ke Malaysia untuk Studi banding.
  4. Kursus Bahasa Inggris di British Council.
  5. Peningkatan kemampuan berbahasa Inggris dengan volunteer dari Australia hanya sempat terlaksana selama 2 bulan, karena volunteer tersebut kembali kenegrinya dengan alasan mendapat tawaran untuk kembali kepekerjaan lamanya sebelum ke Indonesia, disamping adanya kendala utama yaitu tidak menguasai bahasa Indonesia dengan baik.. Untuk hal ini Australian Volunteer International telah meminta maaf dan berjanji mengirimkan volunteer yang benar-benar siap untuk gantinya.
  6. Pelatihan Komunikasi diikuti oleh seluruh jajaran LBH Apik Jakarta pada tangga 10 - 14 Mei 2000 di Grafika Mas Hotel. Pelatihan ini merupakan kerjasama dengan PACT - INPI.
  7. Tanggal 21 -24 Juni 2000 dilakukan Pelatihan Teknik Penulisan di Wisma Tempo yang diikuti oleh hampir seluruh Staf & relawan LBH Apik Jakarta.

Masih banyak kursus singkat maupun seminar/ lokakarya yang diikuti oleh staf / relawan LBH Apik yang diharapkan dapat meningkatkan kemampuan dan kinerjanya.

3. Melaksanakan perbaikan pelaksanaan sistim informasi keuangan agar lebih jelas dan efektif.

Dalam rangka pencapaian tujuan-tujuan strategis yang telah ditetapkan oranisasi yang terkait erat dengan ketepatan strategi dan keberlanjutan (sustainability) program serta kemandirian organisasi dalam segi keuangan yang didasari oleh prinsip-prinsip akuntabilitas dan transparansi sistem informasi keuangan serta penerapan pengelolaannya terhadap pihak-pihak yang menjadi dasar legitimasi sosial atas keberadaan/eksistensi organisasi.

Sehubungan dengan hal diatas, maka LBH-APIK selalu berusaha meningkatkan kemampuan dan keterampilannya dalam pelaksanaan sistim informasi keuangan agar lebih jelas dan efektif. Dalam rangka pelaksanaan program Tahun 2000, kegiatan yang dilakukan LBH-APIK antara lain :

  1. Melakukan perubahan Software untuk Sistem pelaporan Keuangan Program metode Cash Flow Forecasting (CFF) dan Neraca (Balance Sheet) Organisasi Nirlaba, dan meng-Instalasinya ke dalam Harddisk Komputer keuangan organisasi, yang merupakan kegiatan lanjutan dari program peningkatan SDM berupa pengiriman staff Keuangan LBH-APIK dalam Lokakarya dan Pelatihan (Lokalatih) "Manajemen sumberdaya keuangan dan sistem akutansi bagi organisasi Nir-Laba", yang diadakan oleh REMDEC pada tanggal 15 - 25 November 1999. Metode ini digunakan dalam pelaksanaan program tahun 2000 dst, sehingga pengembangan dukungan sistem informasi akuntansi yang efektif dan analisis keuangan dapat dilakukan secara cermat. Selain itu proses pengambilan keputusan menyangkut perencanaan dan penggunan sumberdaya keuangan sesuai tujuan-tujuan strategis organisasi dapat dilakukan secara cepat dan tepat.
  2. Meng-audit laporan keuangan organisasi untuk tahun yang berakhir pada tanggal 31 Desember 1999. Audit ini dilakukan oleh auditor independen dari kantor Akuntan Publik "Drs. H.R. Musanto & Drs. R. Angkawijaya". Berdasarkan hasil audit dan pernyataan pendapat auditor yang tertuang dalam Laporan Auditor Independen adalah bahwa laporan keuangan disajikan secara wajar dan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.

4. Menambah peralatan & perlengkapan kantor.

Dengan selesainya pembangunan gedung Perpustakaan dan Auditorium LBH Apik dibagian belakang gedung lama, maka pembelian/pengadaan sejumlah peralatan kantor & furniture merupakan suatu keharusan. Untuk itu telah dilakukan pembelian sejumlah peralatan kantor & furniture.

Selain itu untuk meningkatkan pelayanan terhadap mitra, telah dibeli seperangkat mainan (termasuk ayunan) bagi anak-anak mitra yang kadang-kadang menyertai ibunya berkonsultasi. Dengan adanya alat tersebut diharapkan mitra dapat lebih nyaman berkonsultasi tanpa terganggu oleh anak-anaknya.

5. Menyediakan Kendaraan operasional untuk kelancaran aktivitas Lembaga

Seperti telah disebutkan dalam laporan tahun sebelumnya, maka dana untuk pengadaan kendaraan operasional berupa mobil ini dialihkan ke pembuatan/perluasan gedung kantor yang memang membutuhkan biaya yang besar. Untuk aktivitas Lembaga, sebagian besar dilakukan dengan sarana tranportasi umum (angkot, bis/taxi). Sedangkan kendaraan beroda dua (motor) yang telah dimiliki Lembaga lebih banyak dipakai untuk mengirim surat-surat , undangan dll.

6. Memelihara asset-asset Lembaga

Untuk pemeliharaan asset-asset lembaga serupa Komputer, alat-alat elektronik, Fax, sepeda motor, dilakukan secara berkala oleh perusahaan yang dapat menangani masalah- tersebut. Kesulitannya adalah karena tidak seorangpun diantara staf/relawan yang benar-benar menguasai masalah elektronik umumnya dan hardware khususnya. Pengetahuan mengenai komputer yang dimiliki oleh SDM ada sebatas menggunakanya untuk mengetik. Sehingga adakalanya gangguan terjadi hanya karena pengetahuan yang terbatas itu.

Kerjasama dengan teknisi tetap, dirasakan perlu agar gangguan pengoperasian komputer dapat dipertanggung jawabkan penanganannya. Sedangkan masalah-masalah yang berhubungan dengan telephone & listrik seringkali memerlukan waktu yang cukup panjang dan sangat mengganggu kelancaran pekerjaan. Hal ini karena terkait dengan sistem lain diluar LBH APIK (Telkom/PLN) yang penanganan terhadap keluhan konsumen memerlukan tenggang waktu tertentu.

Untuk pemeliharaan gedung, diperlukan dana yang cukup besar, mengingat sebagian besar gedung lama kondisinya sudah memerlukan perbaikan. Ditambah dengan pemeliharaan gedung baru yang cukup luas. Secara bertahap dilakukan perbaikan-perbaikan pada gedung lama yakni perbaikan ruang resepsionis, ruang foto copy, ruang makan serta pemasangan talang. Sedangkan perbaikan ruang - ruang lainnya diagendakan pada Work Plan 2001.

7. Terciptanya rencana pengeluaran honorarium personil Lembaga

Salary, benefit serta honorarium para Pimpinan, staff , karyawan & Volunteer LBH APIK Jakarta secara rutin dibayar setiap bulan.

8. Meningkatkan kesejahteraan Personil.

Jaminan kesehatan serta pensiun bagi staf LBH Apik telah diberikan sejak tahun lalu. Manfaat pengikutsertaan staf pada assuransi dana pensiun telah dirasakan pada waktu sorang karyawan LBH APIK mengundurkan diri. Sesuai masa kerjanya, maka kepadanya telah dibayarkan sejumlah dana sesuai ketentuan yang berlaku. Sedangkan Assuransi Kesehatan telah digunakan oleh sebagian staf / karyawan yang memerlukannya. Pada tanggal 14 November 2000 LBH APIK telah memperpanjang kontrak asuransi Kesehatan & kecelakaan dengan pihak asuransi.

Penyegaran mental staf lembaga melalui konsultasi reguler dengan Psikolog dilaksanakan mulai bulan Oktober 2000 berdasarkan kebutuhan. Dengan adanya konsultasi Psikologis ini diharapkan dapat membantu staf/relawan mengatasi masalah-masalah yang dihadapinya dan secara tidak langsung memperbaiki kinerjanya. Sedangkan Penyegaran mental tahunan jajaran LBH APIK Jakarta dilaksanakan pada tanggal 21 - 29 September 2000 di Lombok dengan maksud melakukan relaksasi setelah setahun lebih bekerja.

9. Menyusun & melaksanakan Pedoman Penilaian Kinerja.

Untuk penyusunan Pedoman Penilaian Kinerja ini LBH APIK Jakarta bekerja sama dengan REMDECT. Sampai bulan Juni ini langkah yang telah dilakukan adalah penyerahan berkas-berkas yang diperlukan yaitu : Struktur Organisasi, Job deskripsi, Sistem Penggajian dan rencana, tindak lanjut Training Komunikasi. Bahan-bahan tersebut dipelajari dan diolah untuk kemudian dijadikan acuan untuk penyusunan suatu Pedoman Penilaian Kinerja oleh Pihak Remdect, yang akan diuji cobakan sebelum dipakai sebagai pedoman selanjutnya.

Pada ujicoba yang berupa simulasi itu, setiap orang belajar menggunakan Pedoman Penilaian Kinerja dengan cara berganti posisi jabatan dengan orang lain. Pedoman Penilaian Kinerja yang telah disahkan, akan digunakan sebagai acuan didalam melakukan evaluasi terhadap Kinerja seseorang yang secara otomatis berkaitan dengan penghargaan dalam bentuk kenaikan step pada sistem Penggajian. Dengan menggunakan Pedoman Penilaian Kinerja ini, setiap tahun terhadap setiap orang akan dilakukan penilaian oleh koordinator Divisinya, Direktur dan oleh dirinya sendiri.

Berdasarkan penilaian itu Direktur akan memutuskan apakah :

  1. Seseorang tetap pada step gaji semula karena kinerja yang kurang baik.
  2. Mendapat kenaikan satu step karena kinerjanya baik.
  3. Mendapat kenaikan istimewa ( dua step sekaligus) bila kinerjanya dianggap sangat baik .

Dengan demikian dua orang yang memulai masa kontrak pada waktu yang sama , bisa saja step gajinya berbeda , tergantung pada kinerjanya masing-masing.

Transisi perubahan Struktural organisasi pada LBH APIK menyebabkan ditundanya kelanjutan proses pembuatan Pedoman Penilaian Kinerja sampai sesudah dilaksanakannya Rapat Kerja 2000. Pembuatan penilaian kinerja ini telah dimasukan kedalam rencana kerja tahun 2001.

10. Menyelenggarakan Rapat-Rapat LBH

Rapat-rapat Pleno diagendakan Jum’at kedua dan keempat setiap bulannya sesuai dengan hasil Rapat Kerja tahun 1999. Tetapi pada pelaksanaannya, rapat Pleno terselenggarakan satu bulan sekali bahkan pada bulan April 2000, Rapat Pleno tidak terlaksana sama sekali karena sebagian besar staf termasuk koordinatornya tidak dapat hadir. Ketidakhadiran saat jadwal rapat pleno disebabkan karena terbentur dengan jadwal kegiatan/program lain. Rapat Pleno merupakan media untuk mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan dan sebagai alat untuk mengingatkan pelaksana program untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan rencana, membicarakan masalah/kendala yang dihadapi dan mencari solusi bersama dari kendala/hambatan tersebut.

Pada bulan Juli 2000 Konggres APIK diselenggarakan di Jakarta dan dihadiri oleh anggota-anggota APIK dari seluruh Indonesia. Kongres ini telah memilih dan mengangkat Dewan Pengurus baru dan melakukan perbaikan pada Anggaran Rumah Tangga APIK.

Rapat kerja tahunan yang merupakan ajang evaluasi kegiatan selama setahun dan menyusun rencana kerja untuk tahun mendatang, telah dilaksanakan pada 14 - 20 Desember 2000 di Wisma Jayaraya Cipayung, Bogor. Rapat kerja 2000 ini menghasilkan struktur baru LBH APIK Jakarta dengan penambahan perubahan divisi Pubdokin menjadi Kampusdokin ( Kampanye, Publikasi, Dokumentasi & Informasi, dengan susunan sebagai berikut :

Direktur : Asnifriyanti Damanik SH
Asisten Direktur Keuangan : -
Asisten Direktur Internal : Siti Mariam
Sekretaris kantor : Dwi Rahayu Cahyanti SH.
Koordinator Pelayanan Hukum : Vony Reyneta SH.
Koordinator Pendidikan Massa : Sri Wiyanti SH.
Koordinator Kajian : Ratna Batara Munti S.Ag.
Koordinator Kampusdokin : Mumtahanah S.Sos.

Direktur secara bersama-sama dengan koordinator-koordinator lainnya menjadi pimpinan LBH APIK Jakarta yang menerapkan kepemimpinan Kolektif (collective leaderships) untuk mengelola LBH APIK. Direktur bertanggung jawab untuk mewakili lembaga dengan pihak lain. Untuk saat ini, Direktur merangkap sebagai koordinator Internal & Keuangan.

Dalam Rapat kerja 2000 ini diputuskan bahwa LBH APIK Jakarta akan lebih berkonsentrasi pada wilayah kerja Jabotabek.

11. Memperluas Gedung Kantor LBH

Sesuai Rencana Kerja tahun 1999, maka sejak Bulan Maret 2000 telah dilaksanakan perluasan kantor dengan membangun gedung perpustakaan dan auditorium di bagian belakang gedung lama. Pembangunan kedua gedung itu dirasakan sebagai suatu kebutuhan yang perlu diprioritaskan mengingat makin berkembangnya LBH APIK. Pembangunan ini selesai pada bulan Mei 2000, tetapi peresmiannya masih menunggu sampai interiornya selesai. Saat ini pembuatan Furniture Auditorium masih berjalan. Untuk menghormati perjuangan dan jasa-jasa bu SK TRIMURTI bagi perempuan Indonesia, maka LBH APIK merencanakan untuk memberi nama Gedung Perpustakaan & Auditorium tersebut sesuai nama beliau. Ijin untuk itu telah dijajagi dengan menghubungi beliau dan pada prinsipnya beliau tidak berkeberatan.

12. Membayar biaya Rumah Tangga Kantor

Secara rutin dilakukan pembayaran biaya rumah tangga kantor yang terdiri dari :

  • Pembayaran Rekening Telephone
  • Pembayaran Rekening Listrik
  • Pembayaran Rekening Air ( Air Mineral )
  • Pembayaran gas.
  • Pembayaran biaya Kebersihan & keamanan.
  • Pembelian Kebutuhan Rumah tangga kantor.

Pembaliknamaan telephone dari pemilik lama ke LBH APK Jakarta telah dilakukan pada Bulan Januari 2000 dan dengan demikian maka secara otomatis LBH APIK Jakarta tercantum dalam Buku Telephone periode 2000 ini. Disamping itu, rekening listrik juga telah beralih atas nama LBH APIK Jakarta.

 

Kembali ke kegiatan LBH APIK